POLÍTICA DE TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

IDENTIFICACION

NOMBRE DEL RESPONSABLE: Audither Solution SAS.

DIRECCIÓN: Carrera 3 número 4 – 48

CORREO ELECTRÓNICO: audithersolutionsas@gmail.com

TELÉFONO DEL RESPONSABLE: 8901027 – 3108688120 – 3103059460

FECHA ENTRADA EN VIGENCIA: Mayo del 2016

En el ejercicio de sus actividades AUDITHER SOLUTION SAS, puede realizar recolección, uso y tratamiento

de datos personales de sus clientes, proveedores y empleados o usuarios de nuestros servicios.

La presente política en protección de base de datos se ha referenciado con base a POLÍTICA DE

TRATAMIENTO PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITUARES DE LA UNIVERSIDAD

NACIONAL DE COLOMBIA

Con el fin de que las bases de datos que reposan bajo nuestra custodia tengan el mejor trato y cuidado, ya

que a nuestros usuarios debemos garantizar la seguridad, y la protección de los mismos.

POLITICA DE SEGURIDAD PROTECCIÓN DE DATOS

Decreto 1377 de 2013 Artículo 13

Políticas de Tratamiento

Artículo 13. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar

sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den

cabal cumplimiento a las mismas.

Las políticas de Tratamiento de la información deberán constar en medio físicas o electrónicas, en un lenguaje

claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos,

la siguiente información:

1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando esta no se haya informado

mediante el aviso de privacidad.

3. Derechos que le asisten como Titular.

4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la

información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la

autorización.

5. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar,

rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

6. Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la

base de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 5° del

presente decreto, deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una

manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

DEFINICIONES

AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de

datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el

tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de

tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del

tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).

 DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables

o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos,

entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de

comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros,

en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente

ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso

indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la

orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones

sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los

derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida

sexual, y los datos biométricos.

DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles

para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de

naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el

ejercicio de estos derechos.

DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que la empresa requiere para ofrecer servicios adicionales en

investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, etc.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en

asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que

los modifiquen, complementen o sustituyan.

HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se

hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en

asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. TRATAMIENTO: cualquier

operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento,

uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: 

la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento

de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a

su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. TRANSMISIÓN: tratamiento de

datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de

Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del

responsable.

PRINCIPIOS

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones

generales para la protección de datos personales y las normas que la complementan, modifican o adicionan,

se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios rectores:

a) PRINCIPIO DE LA LEGALIDAD: el Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo

estableció en la ley y las demás disposiciones que la desarrollen.

b) PRINCIPIO DE FINALIDAD: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la

Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al titular.

c) PRINCIPIO DE LIBERTAD: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso, e

informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en

ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa,

exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,

fraccionados o que induzcan a error.

e) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: en el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del

responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones,

información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: el tratamiento se sujeta a los límites que se

derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este

sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas

previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet

u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para

brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: la información sujeta a tratamiento por la UNIVERSIDAD, se deberá manejar

con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los

registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: La empresa está obligada a garantizar la reserva de la información,

inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo

sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las

actividades autorizadas en la ley.

DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa en su condición de responsable

del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos,

fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido

autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa salvo cuando expresamente se exceptúe como

requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización).

c) Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley

1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los

principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

DEBERES DE LA EMPRESA

En virtud de la presente política de tratamiento y protección de datos personales son deberes de la empresa

los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de

la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,

pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular.

Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga

actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.

h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.

j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.

k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad

y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre

el tema en particular.

n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la

ley 1581 de 2012.

o) La empresa hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que se

encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de

datos personales.

EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD), es el directorio público de las bases de datos sujetas a

Tratamiento que operan en el país y será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y será

de libre consulta para los ciudadanos. Una vez el Gobierno Nacional reglamente la información mínima que

debe contener el Registro, y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste, AUDITHER

aportará a la Superintendencia de Industria y Comercio las bases de datos sujetas a tratamiento en el tiempo

indicado.

EVENTOS EN LOS CUALES NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN DEL TÍTULAR DE LOS DATOS

PERSONALES

La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por

orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO

Para el caso de datos personales sensibles, se podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea

requerido el otorgamiento de dicha autorización;

b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o

jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un

derecho en un proceso judicial;

d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las

medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes

personas:

a) A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley

Estas políticas serán transmitidas a todo el personal para su correcto tratamiento.

A los usuarios se les dará a conocer siempre la finalidad del uso de sus datos.

En caso de haber algún tipo de queja o reclamo por parte de los usuarios se responderá a un término de 10

días hábiles para dar respuesta a su solicitud